GTD: Primeiros passos para organizar sua vida

Conheça a metodologia de organização e produtividade criada por David Allen.

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Foto de capa: Carl Heyerdahl

Há quase 1 ano comecei a usar GTD e, mesmo tendo colecionado algumas conquistas, só agora me senti preparada de verdade para escrever sobre o assunto e contar a minha experiência.

Getting Things Done ou GTD é uma metodologia de organização e produtividade, criada pelo americano David Allen. Sucesso no mundo todo, ajuda pessoas e organizações a realizarem desde tarefas pequenas do dia a dia até grandes projetos de vida.

Eu sei, eu sei… Metodologia é uma palavra que já dá sono, não é? Por isso mesmo escrevi este post. 😉 Contarei a seguir como consegui aplicar o GTD de uma forma simples para ter resultados positivos mesmo em pouco tempo.

O que mudou na minha vida

Antes de explicar como funciona, preciso contar as coisas positivas que aconteceram comigo. O ano de 2017 foi muito produtivo e tenho quase certeza que é “culpa” do GTD, pois:

  • De um modo geral fui capaz de pensar com mais clareza sobre aspectos da minha vida que precisavam urgentemente de mudanças e, não só isso: vi surgir uma atitude mais proativa para realizar praticamente tudo que me propus. Sinto que agora finalmente estou seguindo por uma caminho com propósito e significado;
  • Percebi que muitos momentos ociosos foram substituídos por oportunidades.  Nas filas, ao invés de ficar rolando timeline, comecei a aproveitar melhor o tempo para ler e-mails ou notícias que anteriormente morreriam nos meus favoritos. E sabe o que é engraçado? Esses micro momentos, que poderiam ser totalmente desperdiçados, acabaram tendo um grande impacto na minha capacidade para solucionar problemas. Identificar e gerenciar os momentos ociosos é um bom exercício para tomar decisões melhores e mais rápidas, além de tornar os planejamentos mais adaptáveis.
  • Trouxe mais tranquilidade mental. Uma vez que tenho controle das tarefas e tenho menos chances de esquecê-las, fico menos ansiosa. E sim, sou uma pessoa bem ansiosa – com diagnóstico, inclusive -, então ajudou bastante.
  • Os pensamentos recorrentes simplesmente desapareceram. Vou explicar: sabe quando você lembra que precisa de comprar detergente e depois lembra de novo e de novo e de novo? É mais ou menos isso. Você lembra uma vez e deu.

No começo parece que é tudo sobre organização, mas percebi que o GTD mudou meu jeito de pensar. E é isso que realmente faz as coisas acontecerem e os papéis ficarem organizados.

Conceitos básicos

Como falei, o GTD é uma metodologia de organização e produtividade. No entanto, não podemos entender “organização” como algo apenas do plano físico. O GTD ajuda a manter sua papelada, compromissos e contas em dia, mas atua principalmente no mindsetUm dos princípios básicos do GTD é a necessidade de organizar a mente para ter controle de todo o resto.  Faz sentido, não é?

O primeiro conceito importante para colocar isso em prática são os 5 passos do fluxo de trabalho, que estão presentes o tempo – e naturalmente – em uma mente organizada:

5 passos do fluxo de trabalho

  1. Capturar: tirar as coisas da sua mente para não ficar perdendo tempo pensando nelas mais de uma vez (pensamento recorrente);
  2. Esclarecer: separar um tempo para pensar nas coisas que foram capturadas e esvaziar o ambiente de captura (Caixa de Entrada);
  3. Organizar: classificar por objetivos, prioridades e seus destinos adequados, ou seja, escolher o que fará com eles;
  4. Refletir: pensar em como e o que precisa ser feito – quais etapas se necessário – para alcançar o resultado esperado;
  5. Engajar: quando você se sente proativo e #vailáefaz;

Esses passos acontecem todas as vezes que você acrescenta um novo item ao seu fluxo de tarefas. É um processo intuitivo e fica cada vez mais fácil! 

Capturando as ideias selvagens

Inicialmente na fase da captura é importante que as ideias/demandas saiam da sua mente e sejam despejadas sem critérios na Caixa de Entrada. Você só precisa deixar escoar para fora tudo o que precisa fazer. Por quê? As tarefas vêm de todos os lados e precisam encontrar um lugar para não serem extraviadas. 

Mensagens recebidas no e-mail, um card em um aplicativo, um espaço na sua agenda destinado às ideias que surgem, um escaninho onde você coloca suas contas recebidas, etc. Isso tudo pode funcionar como uma Caixa de Entrada.

Outra dica importante é que as tarefas/demandas devem ser tratadas como resultados que você pretende alcançar. Por exemplo: comprar pão, entregar meu TCC, viajar para Buenos Aires, mudar de emprego, pagar conta do cartão de crédito. Não pense “no que” é preciso para concluí-las, apenas no resultado final. Coisas grande e pequenas se misturam, pois teremos um momento ideal para pensar nelas.

Esclarecendo e organizando

Você tem 24h para tirar essas coisas da caixa de entrada e escolher um destino adequado para elas, ou seja, o passo do esclarecer/organizar, que acontecem quase simultaneamente. Esses são os principais destinos das suas “coisas”:

  • Calendário: São todas as ações que possuem uma data específica para acontecer. Ex: dentista, entrega de um trabalho da faculdade, entrega do freela para o cliente. Isso significa que você não pode fazê-las nem antes ou depois da data estipulada, queridinha. Tenha calma e espere.
  • Próximas Ações: São todas as ações que não possuem uma data específica, mas devem ser feitas o mais rápido possível. Eu separo ainda em três subcategorias: “Hoje”, “Esta semana”, “Em breve” e “Ler ou revisar”. Isso ajuda a definir prioridades, mas existem ainda outros tipos de classificação como por contexto: telefone, em casa, na rua.
  • Projetos: São todos os resultados que você quer alcançar, mas que precisam de mais de uma ação para serem concluídos. Os projetos normalmente se enquadram dentro de resultados que precisam ser alcançados em até 1 ano. Ex: Viagem à Buenos Aires, mudança para uma nova casa, entregar um TCC, churrasco com os colegas do trabalho. Todas essas coisas não se resolvem em apenas uma ação, certo? Elas precisam de etapas para você poder dizer que concluiu. Vejamos o exemplo do churrasco: 1) organizar quem vai comprar as comidas e bebidas; 2) escolher um lugar bacana 3) escolher a playlist 4) decidir quem vai ficar na grelha e assim por diante. Não é um projeto de vida, mas precisa de várias etapas para concluir.
  • Aguardando resposta: São as ações que não são ou deixam de ser sua responsabilidade por um tempo, mas que ainda precisam de acompanhamento da sua parte.
  • Algum dia/talvez: São aquelas ações que você colocou na caixa de entrada e que não precisam acontecer em um período próximo. Mantê-los em seu sistema de organização é importante para recuperar e executar no futuro.
  • Referências: São arquivos, papéis e qualquer informação que você precisará resgatar ou usar como referência algum dia. Podem ser textos importantes para você estudar, notas fiscais, comprovantes, etc. Cuidado para não acumular coisas desnecessárias. Pode ser uma pasta física, uma pasta no seu computador ou uma lista de links em algum app.

E aquilo que não demanda nenhuma ação imediata? Existem 3 destinos: lixo (pode ser lixo mesmo, doação ou artigo para vender), incubadora (algum dia/talvez, lembretes em dias específicos) ou vai para as referências – que mais uma vez: não é lixo!

A regra dos 2 minutos

A regra dos 2 minutos é outro ponto muito importante. Ela diz que qualquer ação que demore até 2 minutos para ser concluída deve ser feita na hora. Isso significa que a tarefa sairá da Caixa de Entrada e não precisará ser monitorada. Regrinha de ouro para não gerar informação desnecessária.

Abaixo deixo um workflow muito útil que resume visualmente tudo que expliquei:

Fonte: Vida Organizada.

Sugestões de ferramentas

O GTD funciona tanto para as pessoas analógicas quanto digitais. Pessoalmente prefiro utilizar aplicativos, pois facilita a movimentação dos status das tarefas, mas se você preferir pode usar papel e pastinhas – que foi como tudo começou para o David Allen.

Trello

Inicialmente comecei a utilizar uma ferramenta grátis chamada Trello, que é muito utilizada por empresas para controle de demandas. No entanto, a ferramenta sozinha – sem um sistema lógico – pode atrapalhar mais do que ajudar.

O ponto positivo do Trello é que a versão para desktop permite uma visão ampla de todas as tarefas em aberto e é fácil de arrastar os cards de uma lado para o outro. Você ainda pode criar quantos cards e colunas quiser, definir etiquetas, data e hora para entrega, compartilhar o mesmo quadro com outros pessoas, conectar ao Google Calendar, entre outras funcionalidades interessantes. Não há necessidade alguma de assinar o Premium se você utilizar para assuntos pessoais e ainda existe a versão app para Android e iOS.

Painel do Trello que fiz aplicando a metodologia GTD

Neste link disponibilizei o modelo do Trello com GTD, que criei quando comecei a implementar.

To Do Ist

O Trello foi meu companheiro por muito tempo, mas acabei substituindo pelo To Do Ist, que possui algumas funcionalidade extras e uma versão mais amigável para smartphones.

To Do Ist: minha atual ferramenta para aplicar GTD.

As vantagens do To Do Ist é que ele permite acompanhar estatísticas por meio de uma feature chamada Karma, avisa com notificações as tarefas atrasadas e possui um gerenciamento mais inteligente de agendamento de tarefas. No entanto, a versão gratuita tem várias limitações como a impossibilidade de utilizar etiquetas e também de fazer comentários. 

O principal problema que tive durante a transição do Trello para o To Do Ist foi a disposição das telas. Enquanto no Trello temos uma visão mais ampla, no To Do Ist é preciso clicar em cima de cada item para visualizar. Com o tempo me acostumei e acabei preferindo o To Do Ist, pois o app é mais dinâmico e também consigo fazer um controle melhor de tarefas que se repetem – muito útil para medicamentos.

Caixa de Entrada Física

Além das ferramentas digitais tenho uma Caixa de Entrada física, que nada mais é do que um revisteiro onde coloco todos os papéis que preciso organizar. Pode ser um escaninho, uma caixa ou uma bandeja, vai depender do seu espaço.

O pulo do gato dessa Caixa de Entrada física é que, normalmente quando recebemos papéis sentimos muita preguiça de organizá-los e, consequentemente, acabam sendo jogados em qualquer lugar. Com a Caixa de Entrada você só precisa se preocupar com o destino dos materiais quando for esclarecer e organizar, dessa forma as chances deles se perderem são muito menores.

Já a Caixa de Entrada física móvel, para quando você está fora de casa, também é bem útil . Eu comprei uma pastinha de plástico com ziper, que sempre levo na bolsa e onde coloco todos os papéis importantes precisam de uma ação. Quando chego em casa esclareço, esvazio a pastinha e realizo as ações necessárias.

Para manter o sistema funcionando

Depois que você entende o sistema e  implementa na sua vida é muito importante fazer revisões. Sem as revisões a sua organização perde o significado, pois é tomada pelo caos. O GTD recomenda revisões diárias e semanais, que possuem objetivos diferentes.

Na revisão diária você esclarece os itens da caixa de entrada e define as próximas ações. Em seu livro, David Allen diz o seguinte “O que de fato precisa ser monitorado são as ações que têm dia e hora específicos para serem feitas (calendário), as que deve ser cumpridas o mais rápido possível (próximas ações) e as que os outros vão fazer (aguardando resposta)”.

Já na revisão semanal é importante acompanhar os itens de Projetos e Um Dia/Talvez, além de fazer uma revisão geral do que está planejado para a semana inteira.

Essas são as duas principais revisões para começar.

Dicas práticas para começar

Você pode começar aplicando o GTD  nas ferramentas que indiquei, seguindo o modelo de colunas nos exemplos acima. Começar a entender a lógica já pode ser suficiente para você movimentar um pouco a sua rotina.

No entanto, recomendo que você leia o livro GTD – Getting Things Done. Isso me ajudou a entender os processos de uma forma mais linear e simples. A leitura da primeira parte é bem tranquila, quando o autor apresenta os principais conceitos. Nesse ponto é importante ressaltar que você deve começar a implementar a metodologia  durante a leitura. A prática paralela gera uma energia motivadora incrível!

Existe a versão digital e impressa, mas acredito que esta última seja mais adequada para que você possa rabiscar, fazer anotações e destacar frases. Ele realmente é um livro de estudos e referências, que não deve ficar bonitinho na estante.

O livro é muito importante, mas você precisa ter em mente que não deve aplicar todos os conceitos tudo de uma vez, pois daí vem a frustração da maioria das pessoas que desistem no meio do caminho. Comece pelo básico e fique nele o tempo que você precisar. Só parta para uma próxima etapa quando realmente dominar os fluxos e conseguir implementar os processos no dia a dia. Não é preciso ser expert em GTD, apenas faça as coisas funcionarem.

Lembre-se: baby steps. Do contrário o GTD realmente virará algo muito complicado e você desistirá no meio do caminho achando que é besteira e não funciona. Não seja essa pessoa.

E por último:

Próximos passos

Agora que estou há quase 1 ano aplicando GTD, quero aprimorar esses processos básicos e continuar com alguns conceitos mais elaborados como os horizontes – e que até agora não entendi muito bem. #Força #Foco #GTD

Resumindo

Para que você tenha resultados positivos com o GTD é importante investir um tempo para compreender como essa metodologia de organização e produtividade funciona, mas não pode começar querendo aplicar tudo de uma vez.

O ideal é começar com baby steps e evoluir quando fazer sentido no seu processo de organização. Não é preciso investir muito dinheiro, mas é importante que você tenha ferramentas como aplicativos e pastinhas. O modelo GTD trouxe muitas mudanças positivas e promoveu uma atitude mais proativa em mim. Que tal começar você também? <3

Recomendações

  • A leitura do livro GTD – Getting Things Done do David Allen é a bíblia da organização e é muito tranquilo de ler, mas leia e pratique ao mesmo tempo.
  • Além do livro, você pode acompanhar o site da Call Daniel, que realiza cursos de GTD no Brasil e convida várias pessoas interessantes para colaborar para o blog;
  • O blog Vida Organizada da Thaís Godinho, que é instrutora oficial do GTD é fantástico para tirar várias dúvidas. O canal no YouTube também traz muito conteúdo sobre o organização e é uma grande fonte de inspiração. Indispensável!

Você quer tentar ou já teve alguma experiência com GTD? Ficou com alguma dúvida e precisa de ajuda? 😀 Conte nos comentários e vamos continuar escrevendo este post juntos!

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